Datenschutzerklärung TimeWaver Remote
1. Verantwortlicher
TimeWaver Production GmbH
Schloss Kränzlin, Darritzer Straße 6, 16818 Kränzlin, Deutschland
Telefon: +49 3391 40022-11
E-Mail: info@timewaver.com
Geschäftsführer: Martin Wittmann, Babak Jafarian · Amtsgericht Neuruppin, HRB 9177 NP
Support für TimeWaver Remote: remote@timewaver.com
Datenschutzbeauftragter: Falk Hubald, Darritzer Straße 6, 16818 Kränzlin, Telefon +49 3391 40022-28, E-Mail datenschutz@timewaver.com
2. Was TimeWaver Remote ist und wer wofür verantwortlich ist
TimeWaver Remote zeigt Anwendern von TimeWaver Pro auf dem Handy, ob ihr Praxis-PC läuft, ob die Harmonisierung aktiv ist und welche Listen gesendet werden. Die App ist ein Werkzeug des Anwenders (Praxis, Coach, Therapeut). Daten von Klienten, die in TimeWaver Pro gespeichert sind, verarbeitet der Anwender in eigener Verantwortung. TimeWaver stellt den Vermittlungsserver bereit, kann die übertragenen Inhalte aber nicht lesen, weil sie Ende-zu-Ende verschlüsselt sind (siehe Abschnitt 4). Für den Betrieb des Vermittlungsservers ist TimeWaver Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; für die Inhalte der Listen und Klientendaten ist es der Anwender.
3. Welche Daten verarbeitet werden
3.1 Auf dem Praxis-PC (Agent)
Der Agent liest über die Schnittstelle von TimeWaver Pro den Betriebszustand (Programm läuft, Harmonisierung aktiv, Hardware verbunden, Sendeplan, Auslastung) und auf Anforderung vom Handy Listen mit ihren Einträgen und dem Klientennamen. Diese Daten bleiben auf dem Praxis-PC und werden nur verschlüsselt an das gekoppelte Handy weitergegeben. Der Agent legt auf dem Praxis-PC eine Protokolldatei mit technischen Meldungen an (keine Klientendaten).
Analysen (seit September 2026): Der Agent liest die auf dem Praxis-PC installierten Datenbanken von TimeWaver Pro (System-Datenbank und eigene Datenbanken des Anwenders) aus Pros Dateien und legt daraus einen Katalog auf dem Praxis-PC an (Ordner „pro-cache“ im Programmordner). Dieser Katalog enthält Datenbanknamen und Einträge, keine Klientendaten, und verlässt den Praxis-PC nicht; an das Handy gehen nur die Namen der Bereiche, gewählte Ausschnitte und die Ergebnisse. Startet der Anwender vom Handy eine Analyse, übergibt der Agent die gewählten Sätze oder Einträge einzeln an die Schnittstelle von TimeWaver Pro, die sie vom angeschlossenen Gerät bewerten lässt; eine laufende Harmonisierung wird dafür angehalten und danach fortgesetzt. Die Ergebnisse (Sätze mit Werten) gehen verschlüsselt an das Handy. Auf Wunsch des Anwenders erzeugt der Agent aus einem Ergebnis eine Listendatei im Pro-Format im Ordner „Desktop\TimeWaver Remote“ des Praxis-PCs; sie enthält den gewählten Klienten (Kennung und Stammdaten aus TimeWaver Pro) und wird vom Anwender selbst in TimeWaver Pro importiert.
3.2 Auf dem Vermittlungsserver (Relay)
Der Server unter remote.timewaver.de vermittelt zwischen Praxis-PC und Handy. Im Klartext verarbeitet er nur:
- den vom Anwender vergebenen Namen des Praxis-PCs (z. B. Praxisname),
- ob der Praxis-PC online oder offline ist und den Zeitpunkt des letzten Kontakts,
- die Alarmstufe einer Meldung (nicht deren Text),
- eine zufällige Kennung je Kopplung und je gekoppeltem Handy,
- technische Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser- bzw. App-Kennung, in Server-Logdateien für höchstens 14 Tage.
Alle anderen Inhalte (Listen, Klientennamen, Zustände, Alarmtexte, Einstellungen) sieht der Server nur verschlüsselt. Er hat keinen Schlüssel dazu. Sicherungskopien des Servers enthalten ebenfalls nur verschlüsselte Inhalte.
3.3 Auf dem Handy
Die App speichert ausschließlich lokal auf dem Handy: die Kopplung (Kopplungscode und Verschlüsselungsschlüssel), Einstellungen, zuletzt empfangene Zustände und Listen, sowie, falls der Anwender die KI-Funktion nutzt, seinen KI-Schlüssel, KI-Auswertungen und Angaben zum PDF-Bericht (eigenes Logo, Praxiszeilen), außerdem Analyseergebnisse (Sätze mit Werten, Fokus, gewählter Klient), vom Anwender eingegebene Kontexttexte und von der KI erstellte Satzlisten. Nichts davon wird an TimeWaver übertragen. Ein Deinstallieren der App löscht diese Daten.
3.4 Kein Tracking
Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste und setzt keine Cookies zu solchen Zwecken. Es werden keine Nutzungsprofile gebildet.
4. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Beim ersten Start erzeugt der Agent auf dem Praxis-PC einen Verschlüsselungsschlüssel. Er verlässt den Praxis-PC nur über den Kopplungs-QR-Code, den der Anwender mit seinem Handy scannt. Alle Inhalte zwischen Praxis-PC und Handy werden mit diesem Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM). Weder der Vermittlungsserver noch TimeWaver noch der Push-Dienst können sie lesen. Wer den QR-Code kennt, kann mitlesen; der Anwender sollte ihn deshalb nur an Personen seines Teams weitergeben.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bereitstellung der App und Vermittlung der verschlüsselten Verbindung zwischen Praxis-PC und Handy | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Nutzungsverhältnis mit dem Anwender) |
| Betriebssicherheit, Fehlersuche, Abwehr von Missbrauch (Server-Logdateien) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb) |
| Push-Benachrichtigungen bei Alarmen | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, die der Anwender in der App erteilt und jederzeit widerrufen kann) |
| KI-Auswertung von Listen (optional) | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Eintragen des eigenen KI-Schlüssels); für etwaige Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verantwortung des Anwenders |
| Beantwortung von Feedback und Supportanfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO |
6. Empfänger und Dienstleister
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland: Betrieb des Vermittlungsservers (Rechenzentrum Nürnberg) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Hetzner sieht Verbindungsdaten und verschlüsselte Inhalte.
- Google LLC (Firebase Cloud Messaging) für Push-Benachrichtigungen auf Android und in der Web-App, bzw. Apple Inc. (Apple Push Notification service) auf dem iPhone: Der Push-Dienst erhält eine Gerätekennung und erfährt, dass eine Nachricht für dieses Gerät vorliegt. Bei Benachrichtigungen im Browser (Web Push) ist die gesamte Nachricht verschlüsselt. Bei der Android-App ist der eigentliche Alarmtext verschlüsselt und wird erst auf dem Handy entschlüsselt; für Google lesbar sind dabei nur ein allgemeiner Titel („TimeWaver Remote“), ein allgemeiner Ersatztext (z. B. „Meldung vom Praxis-PC“ oder „Praxis-PC nicht erreichbar“), Dringlichkeit, Sprache und eine zufällige technische Kennung des Praxis-PCs – kein Praxis-, PC- oder Klientenname. Den Namen des PCs setzt die App erst auf dem Handy ein. Ab Version 2.1.4 meldet sich die Android-App erst bei Firebase an, wenn Benachrichtigungen eingeschaltet werden. Beim Ausschalten zeigt sie sofort keine Benachrichtigungen mehr an und beantragt bei Firebase die Löschung ihrer Gerätekennung. Wurde die App von einer älteren Version aktualisiert, gleicht sie sich beim nächsten Öffnen an diesen Schalter an. Google und Apple können Daten in den USA verarbeiten; beide sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
- KI-Anbieter (nur wenn der Anwender die KI-Funktion einschaltet und seinen eigenen Schlüssel einträgt, z. B. Anthropic, OpenAI, Google, Mistral, xAI, DeepSeek, Groq, OpenRouter, Perplexity): Das Handy sendet direkt an den gewählten Anbieter den Fokus der Liste, die Einträge mit ihren Werten (Relevanz, Intensität, Potenz, Datenbankpfad, Beschreibung), die Auswertungsregeln der App und, falls der Anwender es anhängt, einen eigenen Text, eine Textdatei oder ein Bild. Bei Analysen sendet das Handy den Fokus, den Namen des gewählten Bereichs oder der Datenbank und die bewerteten Sätze mit ihren Werten; bei der Funktion „KI-Vorschläge“ den vom Anwender eingegebenen Kontext oder die Frage, worauf der Anbieter eine Liste positiv formulierter Sätze zurückgibt. Nicht übertragen werden Name, Geburtsdatum und Bild des Klienten aus seinen Stammdaten in Pro. Was der Anwender selbst in Fokus, Listentitel, Antworten, eigene Texte oder Anhänge schreibt, geht so an den Anbieter, wie es dort steht; Namen oder andere Angaben, an denen man einen Klienten erkennt, gehören deshalb nicht dort hinein. TimeWaver ist an dieser Übertragung nicht beteiligt. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters und der Vertrag, den der Anwender mit ihm hat. Viele Anbieter haben ihren Sitz in den USA; der Anwender entscheidet durch die Wahl des Anbieters über diese Übermittlung.
- App-Stores (Google Play, Apple App Store): Beim Herunterladen und Aktualisieren der App gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Stores. TimeWaver erhält daraus keine personenbezogenen Daten.
Eine Weitergabe an andere Dritte findet nicht statt, es sei denn, TimeWaver ist gesetzlich dazu verpflichtet.
7. Speicherdauer
- Server-Logdateien: höchstens 14 Tage.
- Kopplungskennungen, Online-Status und verschlüsselte Zustandsdaten auf dem Vermittlungsserver: solange der Praxis-PC im Dienst angemeldet ist; bei Abmeldung des Praxis-PCs oder auf Anfrage werden sie entfernt. Handy-Sitzungen laufen nach 90 Tagen ohne Nutzung ab.
- Download-Links für Installationspakete: höchstens 30 Tage oder 5 Abrufe, je nachdem, was zuerst eintritt.
- Daten auf dem Handy und auf dem Praxis-PC: bis der Anwender sie löscht oder das Programm deinstalliert.
- Feedback- und Supportanfragen: bis zur Erledigung, danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
8. Was vom Handy aus auf dem Praxis-PC möglich ist
Harmonisierung starten und stoppen, Sendeplan bereinigen, TimeWaver Pro neu starten, Praxis-PC neu starten, jeweils nach Rückfrage in der App. Außerdem: Analysen starten (das Gerät bewertet die gewählten Sätze, die Harmonisierung pausiert dabei kurz), in den Datenbanken von TimeWaver Pro blättern und suchen, und eine Listendatei im Pro-Format auf dem Praxis-PC ablegen. Klientendaten werden vom Handy aus nicht verändert; Listen entstehen nur als Datei, die der Anwender selbst in TimeWaver Pro importiert.
9. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber TimeWaver das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa indem Sie Push-Benachrichtigungen in der App oder im Betriebssystem ausschalten oder den KI-Schlüssel entfernen. Wenden Sie sich dafür an datenschutz@timewaver.com. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.
Für Klientendaten, die der Anwender in TimeWaver Pro führt, richten sich Betroffene an den jeweiligen Anwender (Praxis), der hierfür Verantwortlicher ist.
10. Datensicherheit
Verbindungen zum Vermittlungsserver sind mit TLS verschlüsselt, Inhalte zusätzlich Ende-zu-Ende. Der Agent auf dem Praxis-PC nimmt Verbindungen nur vom eigenen PC an; ein Zugriff aus dem lokalen Netz muss der Anwender ausdrücklich einschalten. Der Vermittlungsserver steht in einem Rechenzentrum in Deutschland.
11. Kinder
TimeWaver Remote richtet sich an Fachanwender von TimeWaver Pro und nicht an Kinder unter 16 Jahren.
12. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App unter „Mehr“ und unter remote.timewaver.de/datenschutz.html abrufbar.
Privacy Policy TimeWaver Remote (English summary)
Controller: TimeWaver Production GmbH, Schloss Kränzlin, Darritzer Straße 6, 16818 Kränzlin, Germany, info@timewaver.com. Support for TimeWaver Remote: remote@timewaver.com. Data protection officer: Falk Hubald, datenschutz@timewaver.com.
What the app does: TimeWaver Remote shows practitioners on their phone whether their practice PC running TimeWaver Pro is up, whether harmonization is active and which lists are being sent. The practitioner remains the controller for any client data held in TimeWaver Pro. Since September 2026 the practitioner can also start analyses from the phone: the agent on the practice PC reads the TimeWaver Pro databases installed there into a local catalogue, hands the chosen phrases to the TimeWaver Pro interface for evaluation by the connected device, returns the results end-to-end encrypted to the phone, and on request writes a list file in Pro format to the practice PC for the practitioner to import. If the practitioner enables the optional AI function with their own key, the phone sends the focus, database names and evaluated phrases with values, or a context text for AI-generated phrase lists, directly to the chosen provider; the client’s name, date of birth and photo from the client record in Pro are not sent, but whatever the user writes into the focus or other free texts is sent as written.
Data we process: On the relay server (remote.timewaver.de, hosted by Hetzner in Nuremberg, Germany) we process only the PC name chosen by the user, online/offline status and last contact time, an alarm level (not its text), random pairing identifiers, and connection logs (IP address, time, client identifier) kept for at most 14 days. All content between the practice PC and the phone (lists, client names, states, alarm texts, settings) is end-to-end encrypted with AES-256-GCM using a key created on the practice PC and shared only via the pairing QR code. Neither the relay, TimeWaver nor the push service can read it. The app stores pairing, settings, last received data and, if the user enables it, their own AI provider key and AI results only locally on the phone. The app contains no analytics, advertising or tracking.
Third parties: Hetzner Online GmbH (processor, hosting); Google Firebase Cloud Messaging and Apple Push Notification service for push notifications (they receive a device token and the fact that a message exists; browser notifications are fully encrypted; in the Android app the alert text itself is encrypted, while Google can read only a generic title “TimeWaver Remote”, a generic fallback text, urgency, language and a random technical identifier of the practice PC – no practice, PC or client name, which the app adds on the phone; from version 2.1.4 the Android app registers with Firebase only when notifications are switched on; when they are switched off it stops showing notifications immediately and asks Firebase to delete its device token; after an update from an older version the app aligns itself with this switch the next time it is opened; both are certified under the EU-US Data Privacy Framework); AI providers only if the user enters their own API key (the phone sends the list focus and entries with values directly to the chosen provider; the client’s name, date of birth and photo from the client record in Pro are not sent, but whatever the user writes into the focus, list titles, answers, own texts or attachments is sent as written, so it should not contain names or other details that identify a client; TimeWaver is not involved); app stores for download and updates.
Legal bases: Art. 6(1)(b) GDPR (providing the service), Art. 6(1)(f) (secure operation), Art. 6(1)(a) (consent for push notifications and AI features, revocable at any time).
Retention: server logs up to 14 days; pairing data and encrypted state data while the practice PC is registered with the service, phone sessions expire after 90 days without use; download links at most 30 days or 5 downloads, whichever comes first; data on the phone and practice PC until the user deletes it.
Your rights: access, rectification, erasure, restriction, data portability, objection and withdrawal of consent, via datenschutz@timewaver.com; and the right to lodge a complaint with a supervisory authority (for TimeWaver: the data protection authority of the State of Brandenburg, Germany).
Children: the app is intended for professional users of TimeWaver Pro, not for children under 16.